Schon wieder sitzt man vor dem Bildschirm. Die Dokumentation muss gemacht werden, egal wie voll die Station ist oder wie lang die Nachtschicht war. Formulare, Masken und endlose Eingabefelder, dabei will man sich eigentlich viel lieber direkt um die PatientInnen kümmern.
Wie sehr diejenigen, die im Krankenhaus arbeiten, unter der Last der Bürokratie leiden, zeigt der letzte Monitor-Bericht des Marburger Bunds (MB), für den jedes Jahr mehr als 9.000 ÄrztInnen online befragt werden. Die meisten von ihnen berichten, dass sie jeden Tag mehrere Stunden damit verbringen, Daten zu erfassen, Formulare auszufüllen und Informationen teilweise mehrfach einzugeben. Im Durchschnitt sind sie damit rund drei Stunden täglich beschäftigt.
Einige gaben an, dass sie mehr Zeit vor dem Bildschirm verbringen als bei ihren PatientInnen. Etwas, das sich spürbar auf die Arbeitszufriedenheit auswirke. Verständlich, denn es widerspricht dem, was die meisten ursprünglich in den Beruf geführt hat: der Wunsch, Menschen medizinisch zu helfen.
Doppelte Angaben: IT-Systeme sind oft nicht benutzerfreundlich
Die Unzufriedenheit liegt auch an technischen Mängeln. Zwei Drittel der ÄrztInnen sind mit der IT-Ausstattung an ihrem Arbeitsplatz unzufrieden. Besonders deutlich wird das bei der Frage „Wie oft kommen Mehrfacheingaben identischer Daten vor?“ Bei mehr als der Hälfte war das „häufig“ der Fall.
Tatsächlich zeigt auch eine britische Studie aus diesem Jahr, dass neue Systeme wie die Elektronische Patientenakte (ePA), die die Arbeit eigentlich erleichtern sollen, oft eher aufhalten. Probleme entstünden vor allem durch schlecht gestaltete Benutzeroberflächen. Viele Programme seien nicht auf die realen Arbeitsabläufe der Kliniken abgestimmt. ÄrztInnen und Pflegekräfte müssten am Computer oft hin- und herspringen, mehrere Fenster öffnen und lange suchen.
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Wenn Daten fehlen: Unterdokumentation kann gefährlich werden
Andererseits belegen Studien auch immer wieder, wie wichtig Dokumentation im Gesundheitswesen ist. Fehlen Daten bei Übergaben, Entlassungen oder Wechseln zwischen Abteilungen, gehen sowohl für MedizinerInnen als auch für Pflegekräfte wichtige Informationen verloren.
So analysierten US-amerikanische Forscher in einer Untersuchung rückblickend Patientenakten von mehr als 90.000 Krankenfällen, um herauszufinden, welche Folgen es hatte, wenn vor einer Operation bekannte Vorerkrankungen wie Vorhofflimmern, Herzschwäche, COPD, Diabetes und chronische Nierenerkrankungen nicht im Anästhesiebogen vermerkt wurden.
Es zeigte sich, dass viele solche PatientInnen aufgrund von verzögerter oder falscher Versorgung länger im Krankenhaus blieben. Bei Vorhofflimmern war die Unterdokumentation zusätzlich mit einem höheren Risiko für Komplikationen und Tod verbunden.
Checklisten, klare Zuständigkeiten und Textbausteine entlasten
Gute Dokumentation ist also essenziell – sie sollte aber nicht mehr Raum einnehmen als die Behandlung selbst. Es braucht eine Entlastung, die im Stationsalltag einfach umzusetzen ist. Durch kleine Prozessoptimierungen lässt sich bereits einiges erreichen.
Ein einfacher, aber oft unterschätzter Schritt ist es, ganz klare Zuständigkeiten festzulegen. Wer dokumentiert welche Informationen zu welcher Zeit? Hier können Checklisten helfen, die dafür sorgen, dass nichts vergessen und später nachgeholt werden muss, aber auch, dass nichts doppelt dokumentiert wird.
Standardisierte Vorlagen für wiederkehrende Befunde oder Berichte, fertige Eingabefelder oder vorher festgelegte Textbausteine, die man mit einem Klick einfügen kann, machen Eingaben schneller und einheitlicher.
Digitale Helfer: Wo Technik unterstützt und wo sie bremst
Auch digitale Tools wie Spracherkennungssoftware können Entlastung bringen. Eine aktuelle Untersuchung der Charité – Universitätsmedizin Berlin zeigt, dass sich zum Beispiel der Einsatz eines KI-Sprachassistenten lohnen kann. Er wurde für die Studie in der Langzeitpflege unter realen Bedingungen der Frühschicht getestet. Die MitarbeiterInnen konnten Pflegeberichte und andere Dokumentationen per Sprache aufnehmen, statt alles manuell einzutippen. Ihre Dokumentationszeit reduzierte sich dadurch um 27 Prozent. Die Pflegekräfte berichteten von weniger Unterbrechungen im Dienst, mehr Zeit für die direkte Pflege und höherer eigener Zufriedenheit.
Auch eine automatisierte statt einer manuellen Erfassung von Vitaldaten wie Blutdruck oder Körpertemperatur ist möglich und hat sich in manchen Kliniken bewährt. Sie funktioniert aber nicht überall gut. Wenn die elektronischen Systeme schlecht gestaltet sind, können Fehler passieren, die die Arbeit in die Länge ziehen und für die Patientenversorgung zum Nachteil werden.
Näher dran: Kürzere Wege zum nächsten Bildschirm
Verkürzte Wege zu den Geräten, an denen die Dokumentation erfolgt, können wertvolle Minuten sparen. Noch zeiteffizienter ist es, wenn sie direkt bei den PatientInnen stattfindet – zum Beispiel mit Hilfe von Tablets oder anderen mobilen Geräten. Das doppelte Eintragen von Notizen auf Papier entfällt dadurch.
Neben der IT-Schulung der Mitarbeitenden ist es wichtig, die Prozesse der Dokumentation auf einer Station regelmäßig zu überprüfen. Ganz wird sich der Bürokratie-Aufwand aber wohl nicht vermeiden lassen. Manchmal hilft es dann nur noch, den Dokumentationsfrust einfach zu akzeptieren. Wer die lästige Pflicht annimmt, statt gegen sie anzukämpfen, spart Energie für das Wesentliche: die Arbeit mit den PatientInnen.
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